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Questions fréquentes

Délai de conservation des documents comptables

Comptabilité

Il n'est guère aisé pour un chef d'entreprise de savoir quels livres et documents il est tenu de conserver ni même leur durée de conservation. Les diverses législations ne facilitent guère les choses. C'est pourquoi nous énumérerons ici quelques règles.

La loi du 17 juillet 1975 relative à la comptabilité et aux comptes annuels des entreprise.

Cette loi (articles 6 et 9) impose de conserver les livres pendant dix ans en original ou en copie (en principe "en original"). Cette période court depuis le 1er janvier de l'année qui suit leur clôture. Pour certaines pièces, le délai de conservation peut être réduit à trois ans.

Lois sur les sociétés commerciales

Après la clôture de liquidation, les livres et documents doivent , aux termes de l'article 188 des lois coordonnées sur les sociétés commerciales, être conservés pendant au moins cinq ans.

Pour les bâtiments neufs - qui sont soumis à révision des déductions en matière de T.V.A. - le délai de conservation est toutefois fixé à 15 ans. Le délai de conservation de dix ans pour les impôts directs commence à courir à partir du premier jour de l'exercice d'imposition.

Lois sur les faillites

Cette loi prescrit un délai de conservation pendant une période de dix années après l'ouverture de la faillite pour tous les documents au cas où le curateur n'est pas en mesure de restituer les archives au failli ou à  l'un des dirigeants de la société faillie.

L'article 45 de la nouvelle loi sur les faillites ne fait aucune distinction entre livres ou pièces justificatives. Après la date de clôture de la faillite, les documents doivent être conservés encore six mois.

Lois sur la T.V.A. et les Impôts Directs

Pour la T.V.A. et pour les Impôts Directs, les délais de conservation sont respectivement de cinq et dix ans pour tous les livres et pièces justificatives.

Conclusion

Il est dès lors conseillé d'appliquer toujours la législation la plus sévère, à savoir qu'en principe, le délai de conservation sera de dix ans au moins et pour ce qui concerne les bâtiments neufs de quinze ans.